A. K.

 Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung  Übergreifende administrative Führung der Buchhaltung des Standortes; Debitoren-/Kreditorenrechnungen, Mahnwesen  Aufgaben im Controlling-Bereich, Unterstützung und Vorbereitung von Projektreviews  Bewirtschaften und Verwalten der Kundenkontakte im CRM (Abacus)  Administrative Führung des standortbezogenen Bewerbungswesens  Bürodienste wie Bedienen der Telefonzentrale, Organisation Post, Verwalten des Büromaterials und Koordination Facility Management  Organisation von und Teilnahme an Sitzungen (intern und extern)  Sitzungsvor- und Nachbearbeitung (Versand Einladungen, Erstellen Sitzungsunterlagen, Protokollwesen)  Aufgaben im Marketingbereich, wie z.B. Erstellen von Online-Posts oder Referenzblättern  Orthographische Qualitätskontrolle von Berichten und Protokollen

 Bearbeitung einer reibungslosen und begeisternden Auftragsabwicklung im Sinne der Kunden und der Wahrung des Firmeninteressens  Bearbeitung aller technischen Beratungs- und Planungsbedürfnissen  Bearbeitung eines verantwortungsvollen Offert Wesens  Bearbeitung einer reibungslosen Auftragserfassung, Lieferterminierung, Auftragsbestätigung und Bestellungsbearbeitung bei Lieferanten  Wartung des EDV-Systems  Lagerbewirtschaftung und Inventur  Datenverarbeitung und Erfassung in ERP

 Ansprechpartner zwischen Vorstand, Management, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern  Organisation Board Meetings  Hochladen der Dokumente auf „Diligent Board Book“  Schreiben von Protokolle nach Vorgaben während Besprechungen  Organisation von Meetings und Veranstaltungen  Verwaltung der Kalender und Besprechungen von Führungskräften  Vorbereitung der Reise- und Unterbringungsvereinbarungen  Spesenabrechnung und Erstellen von Monatsberichten  Kundenkontakt per Telefon / E-Mail  Datenbankpflege via CRM  Organisation und Kontrolle des Informationsflusses  Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz  Präsentationen und Berichte erstellen  Stellvertretung für die Rezeption

 Assistenz CEO Baloise Immobilien  Führen des Bereichssekretariats Immobilien und Unterstützung der GL BIM  Administrativer Support für das Management  Organisation von Sitzungen und Anlässen, Tagungen und Workshops  Generelle Assistenz  Terminierung der Agenda  Kundenkontakt Mieter; Vermieter; Behörden  Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz  Erstellen von Präsentationen, Reports  Archivierung, Dokumentablage via SAP

 Assistenz CEO  Supportarbeiten für das Management  Kundenkontakt via Telefon | E-Mail  Agenda Management  Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz  Selbständige Organisation von Sitzungen und Anlässen  Administrativer Support  Erstellen von Präsentationen, Reports und Protokollen  Archivierung, Dokumentablage  Führen | Pflegen von Verkaufsstatistiken  Spesenabrechnung Erfolge: Aufbau der Assistenzstelle; Acquisitions Prozess – Aufbau der Projektdokumentation; Strukturierung und Bereinigung der Firmendokumentation und Archive

 Persönliche Assistenz für die Executive Manager mit allen Belangen  Komplexes Kalender- & Outlookmanagement  „Tägliches Business“, Planung & Organisation  Drucken der täglichen Dokumente, Ablage & Archivierung  Komplexe Organisation von Reisen und Meetings im In- und Ausland für diverse Bereiche  Spesenabrechnung  Einkaufsanforderungen via SAP erstellen  Rechnungsstellung für das Departement via SAP  Rechnungsprüfung via SAP  Stammdatenpflege  Betreuung von Besuchern  Mithilfe bei Organisation von Firmenanlässen  Verhandlungen mit Hotel & Restaurant

 Allgemeine Korrespondenz für den VP und die Abteilungsleiter nach Stichwörtern und nach Mustervorlagen in deutscher und englischer (selten in französischer) Sprache  Reisen und Meetings organisieren in In- und Ausland für diverse Bereiche  Lokale Notar & Legalisierungsangelegenheiten von Dokumenten  Spesenabrechnung für die Managementgruppe  Besucherbetreuung für die gesamte Firma  Organisation von Firmenanlässen und internen Umstrukturierungsmaßnahmen Verantwortlich für das Budget: erfassen, verwalten, kontrollieren  Kurs Organisation: intern für mehrere MA in diversen Bereichen (z.B. English, Excel, Laborbezogene Kurse wie HPLC)  Visitenkarten, Papier und Kuvert bestellen (inkl. Vorbereitung und Abklärungen mit der Druckerei)  Rechnungsstellung für das Departement  Eingangserfassung der NON-GMP Materialien via Datenbank  Verantwortlich für den Einkauf von Materialien, Hilfs- und Wirkstoffen für die Abteilung P&DPM – NON GMP Bereich sowie Lieferanten-besprechungen (Verkaufsgespräche und das Aushandeln der Konditionen) Erfolge: Großes Einsparpotential durch Aushandeln der Konditionen

 Zentrale Anlaufstelle der eingehenden Meldungen  Versand der erstellten Rapporte  Monatliche Rechnungsstellung der Supportleistungen  Unterstützung des Sekretariates bei Kapazitätsengpässen  Erstellen von Schulungs- und Demounterlagen  Datenbankpflege

 Rechnungseingang  Kontrolle und kontieren der Rechnungen  Eingabe der Daten, Freigabe der Zahlungen via SAD  Fremdwährungszahlungen  Einkauf von Verbrauchsmaterial  Eingabe von Stammdaten neuer Lieferanten  Erstellen von Statistiken  Organisation von internen Sitzungen  Ablage

 Verzollung der Brillengläser aus Deutschland  Täglicher Versand der Brillen an die Filialen  Färben von Kunststoffgläsern  Nachbestellen der Brillenfassungen  Botengänge  Erstellen von Schulungs- und Demounterlagen