4108 Witterswil
Senior Executive Assistentin auf Managementebene mit 28 Jahren Erfahrung | C-Level
Technische Kauffrau mit eidg. Fachausweis | Einkäuferin
Breite Branchenerfahrung in Firmen wie Polyphor LTD, Syngenta International AG, SkyePharma
AG, Pax Immobilien, Baloise Immobilien
Sprachen: Deutsch (Muttersprache), Englisch (sehr gut - B2|C1), Schweizer Deutsch (gut),
Französisch (Grundkenntnisse)
Ich bin ein sehr organisierter, proaktiver und kreativer Mensch, vertrauenswürdig, immer gut
gelaunt und direkt, gewohnt eigenständig oder im Team zu arbeiten
Umfassende professionelle Unterstützung für Management bis CEO
Meine Dienstleistungen:
Berufliche Stationen:
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG
AMSTEIN-WALTHERT AG | BASEL, 2022 - 2022, Baugewerbe / Immobilien
Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
Übergreifende administrative Führung der Buchhaltung des Standortes; Debitoren-/Kreditorenrechnungen, Mahnwesen
Aufgaben im Controlling-Bereich, Unterstützung und Vorbereitung von Projektreviews
Bewirtschaften und Verwalten der Kundenkontakte im CRM (Abacus)
Administrative Führung des standortbezogenen Bewerbungswesens
Bürodienste wie Bedienen der Telefonzentrale, Organisation Post, Verwalten des Büromaterials
und Koordination Facility Management
Organisation von und Teilnahme an Sitzungen (intern und extern)
Sitzungsvor- und Nachbearbeitung (Versand Einladungen, Erstellen Sitzungsunterlagen,
Protokollwesen)
Aufgaben im Marketingbereich, wie z.B. Erstellen von Online-Posts oder Referenzblättern
Orthographische Qualitätskontrolle von Berichten und Protokollen
EINFÜHRUNGSPRAKTIKUM ERGÄNZENDE MASSNAHMEN | FÜR + 50 ARBEITSLOSE AUS DEM RAV BASEL-LAND
RAV | KIGA BASEL-LAND | LUXVISION MÜNCHENSTEIN, 2021 - 2021, Detail- / Grosshandel / Verkauf
Bearbeitung einer reibungslosen und begeisternden Auftragsabwicklung im Sinne der Kunden
und der Wahrung des Firmeninteressens
Bearbeitung aller technischen Beratungs- und Planungsbedürfnissen
Bearbeitung eines verantwortungsvollen Offert Wesens
Bearbeitung einer reibungslosen Auftragserfassung, Lieferterminierung, Auftragsbestätigung
und Bestellungsbearbeitung bei Lieferanten
Wartung des EDV-Systems
Lagerbewirtschaftung und Inventur
Datenverarbeitung und Erfassung in ERP
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG
POLYPHOR LTD. | ALLSCHWIL, 2018 - 2020, Chemie / Pharma / Medizinaltechnik
Ansprechpartner zwischen Vorstand, Management, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern
Organisation Board Meetings
Hochladen der Dokumente auf „Diligent Board Book“
Schreiben von Protokolle nach Vorgaben während Besprechungen
Organisation von Meetings und Veranstaltungen
Verwaltung der Kalender und Besprechungen von Führungskräften
Vorbereitung der Reise- und Unterbringungsvereinbarungen
Spesenabrechnung und Erstellen von Monatsberichten
Kundenkontakt per Telefon / E-Mail
Datenbankpflege via CRM
Organisation und Kontrolle des Informationsflusses
Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz
Präsentationen und Berichte erstellen
Stellvertretung für die Rezeption
ASSISTENTIN LEITER IMMOBILIEN
BALOISE VERSICHERUNG AG | BASEL, 2017 - 2018, Baugewerbe / Immobilien
Assistenz CEO Baloise Immobilien
Führen des Bereichssekretariats Immobilien und Unterstützung der GL BIM
Administrativer Support für das Management
Organisation von Sitzungen und Anlässen, Tagungen und Workshops
Generelle Assistenz
Terminierung der Agenda
Kundenkontakt Mieter; Vermieter; Behörden
Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz
Erstellen von Präsentationen, Reports
Archivierung, Dokumentablage via SAP
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG
PAX ANLAGE AG | BASEL, 2016 - 2017, Baugewerbe / Immobilien
Assistenz CEO
Supportarbeiten für das Management
Kundenkontakt via Telefon | E-Mail
Agenda Management
Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz
Selbständige Organisation von Sitzungen und Anlässen
Administrativer Support
Erstellen von Präsentationen, Reports und Protokollen
Archivierung, Dokumentablage
Führen | Pflegen von Verkaufsstatistiken
Spesenabrechnung
Erfolge: Aufbau der Assistenzstelle; Acquisitions Prozess – Aufbau der Projektdokumentation; Strukturierung und Bereinigung der Firmendokumentation und Archive
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG GLOBALE HR, LEITUNG BETRIEB & HR GESCHÄFTSPARTNER
SYNGENTA INTERNATIONAL AG | BASEL, 2010 - 2016, Chemie / Pharma / Medizinaltechnik
Persönliche Assistenz für die Executive Manager mit allen Belangen
Komplexes Kalender- & Outlookmanagement
„Tägliches Business“, Planung & Organisation
Drucken der täglichen Dokumente, Ablage & Archivierung
Komplexe Organisation von Reisen und Meetings im In- und Ausland für diverse Bereiche
Spesenabrechnung
Einkaufsanforderungen via SAP erstellen
Rechnungsstellung für das Departement via SAP
Rechnungsprüfung via SAP
Stammdatenpflege
Betreuung von Besuchern
Mithilfe bei Organisation von Firmenanlässen
Verhandlungen mit Hotel & Restaurant
ASSISTENTIN VICE-PRESIDENT (PHARMACEUTICAL DEVELOPMENT & PROJECT MANAGEMENT)
SKYEPHARMA AG | MUTTENZ, 1994 - 2010, Chemie / Pharma / Medizinaltechnik
Allgemeine Korrespondenz für den VP und die Abteilungsleiter nach Stichwörtern und nach Mustervorlagen in deutscher und englischer (selten in französischer) Sprache
Reisen und Meetings organisieren in In- und Ausland für diverse Bereiche
Lokale Notar & Legalisierungsangelegenheiten von Dokumenten
Spesenabrechnung für die Managementgruppe
Besucherbetreuung für die gesamte Firma
Organisation von Firmenanlässen und internen Umstrukturierungsmaßnahmen Verantwortlich für das Budget: erfassen, verwalten, kontrollieren
Kurs Organisation: intern für mehrere MA in diversen Bereichen
(z.B. English, Excel, Laborbezogene Kurse wie HPLC)
Visitenkarten, Papier und Kuvert bestellen
(inkl. Vorbereitung und Abklärungen mit der Druckerei)
Rechnungsstellung für das Departement
Eingangserfassung der NON-GMP Materialien via Datenbank
Verantwortlich für den Einkauf von Materialien, Hilfs- und Wirkstoffen für die Abteilung P&DPM – NON GMP Bereich sowie Lieferanten-besprechungen (Verkaufsgespräche und das Aushandeln der Konditionen)
Erfolge: Großes Einsparpotential durch Aushandeln der Konditionen
SUPPORTERIN HOTLINE SUPPORT ABTEILUNG FÜR DIE KUNDEN
FIDES INFORMATIK | BASEL, 1992 - 1994, Informatik / Telekommunikation
Zentrale Anlaufstelle der eingehenden Meldungen
Versand der erstellten Rapporte
Monatliche Rechnungsstellung der Supportleistungen
Unterstützung des Sekretariates bei Kapazitätsengpässen
Erstellen von Schulungs- und Demounterlagen
Datenbankpflege
SACHBEARBEITERIN ZAHLUNGS- UND VERRECHNUNGSSTELLE IN DER ABTEILUNG FÜR ALLGEMEINE DIENSTE / MATERIALWESEN
BASLER VERSICHERUNG | BASEL, 1989 - 1992, Banken / Finanzinstitute / Versicherungen
Rechnungseingang
Kontrolle und kontieren der Rechnungen
Eingabe der Daten, Freigabe der Zahlungen via SAD
Fremdwährungszahlungen
Einkauf von Verbrauchsmaterial
Eingabe von Stammdaten neuer Lieferanten
Erstellen von Statistiken
Organisation von internen Sitzungen
Ablage
ASSISTENTIN IN DER ZENTRALWERKSTATT
PRO OPTIK | BASEL, 1987 - 1989, Dienstleistungen allgemein
Verzollung der Brillengläser aus Deutschland
Täglicher Versand der Brillen an die Filialen
Färben von Kunststoffgläsern
Nachbestellen der Brillenfassungen
Botengänge
Erstellen von Schulungs- und Demounterlagen
Kenntnisse:
MS Office, Project, Share Point, SAP, CRM, ERP, Abacus, Easy Procure, Concur, Photoshop MS-Office, European Computer Driving Licence - IT, Photoshop Grundlagen, Symphony I, Symphony Aufbau, Harvard Graphics unter Windows
Ich bin offen für:
- Jobs mit einem Pensum von 80% bis 100%