A. K.

4108 Witterswil
 Senior Executive Assistentin auf Managementebene mit 28 Jahren Erfahrung | C-Level  Technische Kauffrau mit eidg. Fachausweis | Einkäuferin  Breite Branchenerfahrung in Firmen wie Polyphor LTD, Syngenta International AG, SkyePharma AG, Pax Immobilien, Baloise Immobilien  Sprachen: Deutsch (Muttersprache), Englisch (sehr gut - B2|C1), Schweizer Deutsch (gut), Französisch (Grundkenntnisse)  Ich bin ein sehr organisierter, proaktiver und kreativer Mensch, vertrauenswürdig, immer gut gelaunt und direkt, gewohnt eigenständig oder im Team zu arbeiten  Umfassende professionelle Unterstützung für Management bis CEO
Berufliche Stationen:
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG
AMSTEIN-WALTHERT AG | BASEL, 2022 - 2022, Baugewerbe / Immobilien
 Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung  Übergreifende administrative Führung der Buchhaltung des Standortes; Debitoren-/Kreditorenrechnungen, Mahnwesen  Aufgaben im Controlling-Bereich, Unterstützung und Vorbereitung von Projektreviews  Bewirtschaften und Verwalten der Kundenkontakte im CRM (Abacus)  Administrative Führung des standortbezogenen Bewerbungswesens  Bürodienste wie Bedienen der Telefonzentrale, Organisation Post, Verwalten des Büromaterials und Koordination Facility Management  Organisation von und Teilnahme an Sitzungen (intern und extern)  Sitzungsvor- und Nachbearbeitung (Versand Einladungen, Erstellen Sitzungsunterlagen, Protokollwesen)  Aufgaben im Marketingbereich, wie z.B. Erstellen von Online-Posts oder Referenzblättern  Orthographische Qualitätskontrolle von Berichten und Protokollen
EINFÜHRUNGSPRAKTIKUM ERGÄNZENDE MASSNAHMEN | FÜR + 50 ARBEITSLOSE AUS DEM RAV BASEL-LAND
RAV | KIGA BASEL-LAND | LUXVISION MÜNCHENSTEIN, 2021 - 2021, Detail- / Grosshandel / Verkauf
 Bearbeitung einer reibungslosen und begeisternden Auftragsabwicklung im Sinne der Kunden und der Wahrung des Firmeninteressens  Bearbeitung aller technischen Beratungs- und Planungsbedürfnissen  Bearbeitung eines verantwortungsvollen Offert Wesens  Bearbeitung einer reibungslosen Auftragserfassung, Lieferterminierung, Auftragsbestätigung und Bestellungsbearbeitung bei Lieferanten  Wartung des EDV-Systems  Lagerbewirtschaftung und Inventur  Datenverarbeitung und Erfassung in ERP
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG
POLYPHOR LTD. | ALLSCHWIL, 2018 - 2020, Chemie / Pharma / Medizinaltechnik
 Ansprechpartner zwischen Vorstand, Management, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern  Organisation Board Meetings  Hochladen der Dokumente auf „Diligent Board Book“  Schreiben von Protokolle nach Vorgaben während Besprechungen  Organisation von Meetings und Veranstaltungen  Verwaltung der Kalender und Besprechungen von Führungskräften  Vorbereitung der Reise- und Unterbringungsvereinbarungen  Spesenabrechnung und Erstellen von Monatsberichten  Kundenkontakt per Telefon / E-Mail  Datenbankpflege via CRM  Organisation und Kontrolle des Informationsflusses  Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz  Präsentationen und Berichte erstellen  Stellvertretung für die Rezeption
ASSISTENTIN LEITER IMMOBILIEN
BALOISE VERSICHERUNG AG | BASEL, 2017 - 2018, Baugewerbe / Immobilien
 Assistenz CEO Baloise Immobilien  Führen des Bereichssekretariats Immobilien und Unterstützung der GL BIM  Administrativer Support für das Management  Organisation von Sitzungen und Anlässen, Tagungen und Workshops  Generelle Assistenz  Terminierung der Agenda  Kundenkontakt Mieter; Vermieter; Behörden  Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz  Erstellen von Präsentationen, Reports  Archivierung, Dokumentablage via SAP
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG
PAX ANLAGE AG | BASEL, 2016 - 2017, Baugewerbe / Immobilien
 Assistenz CEO  Supportarbeiten für das Management  Kundenkontakt via Telefon | E-Mail  Agenda Management  Selbständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz  Selbständige Organisation von Sitzungen und Anlässen  Administrativer Support  Erstellen von Präsentationen, Reports und Protokollen  Archivierung, Dokumentablage  Führen | Pflegen von Verkaufsstatistiken  Spesenabrechnung Erfolge: Aufbau der Assistenzstelle; Acquisitions Prozess – Aufbau der Projektdokumentation; Strukturierung und Bereinigung der Firmendokumentation und Archive
ASSISTENTIN DER GESCHÄFTSLEITUNG GLOBALE HR, LEITUNG BETRIEB & HR GESCHÄFTSPARTNER
SYNGENTA INTERNATIONAL AG | BASEL, 2010 - 2016, Chemie / Pharma / Medizinaltechnik
 Persönliche Assistenz für die Executive Manager mit allen Belangen  Komplexes Kalender- & Outlookmanagement  „Tägliches Business“, Planung & Organisation  Drucken der täglichen Dokumente, Ablage & Archivierung  Komplexe Organisation von Reisen und Meetings im In- und Ausland für diverse Bereiche  Spesenabrechnung  Einkaufsanforderungen via SAP erstellen  Rechnungsstellung für das Departement via SAP  Rechnungsprüfung via SAP  Stammdatenpflege  Betreuung von Besuchern  Mithilfe bei Organisation von Firmenanlässen  Verhandlungen mit Hotel & Restaurant
ASSISTENTIN VICE-PRESIDENT (PHARMACEUTICAL DEVELOPMENT & PROJECT MANAGEMENT)
SKYEPHARMA AG | MUTTENZ, 1994 - 2010, Chemie / Pharma / Medizinaltechnik
 Allgemeine Korrespondenz für den VP und die Abteilungsleiter nach Stichwörtern und nach Mustervorlagen in deutscher und englischer (selten in französischer) Sprache  Reisen und Meetings organisieren in In- und Ausland für diverse Bereiche  Lokale Notar & Legalisierungsangelegenheiten von Dokumenten  Spesenabrechnung für die Managementgruppe  Besucherbetreuung für die gesamte Firma  Organisation von Firmenanlässen und internen Umstrukturierungsmaßnahmen Verantwortlich für das Budget: erfassen, verwalten, kontrollieren  Kurs Organisation: intern für mehrere MA in diversen Bereichen (z.B. English, Excel, Laborbezogene Kurse wie HPLC)  Visitenkarten, Papier und Kuvert bestellen (inkl. Vorbereitung und Abklärungen mit der Druckerei)  Rechnungsstellung für das Departement  Eingangserfassung der NON-GMP Materialien via Datenbank  Verantwortlich für den Einkauf von Materialien, Hilfs- und Wirkstoffen für die Abteilung P&DPM – NON GMP Bereich sowie Lieferanten-besprechungen (Verkaufsgespräche und das Aushandeln der Konditionen) Erfolge: Großes Einsparpotential durch Aushandeln der Konditionen
SUPPORTERIN HOTLINE SUPPORT ABTEILUNG FÜR DIE KUNDEN
FIDES INFORMATIK | BASEL, 1992 - 1994, Informatik / Telekommunikation
 Zentrale Anlaufstelle der eingehenden Meldungen  Versand der erstellten Rapporte  Monatliche Rechnungsstellung der Supportleistungen  Unterstützung des Sekretariates bei Kapazitätsengpässen  Erstellen von Schulungs- und Demounterlagen  Datenbankpflege
SACHBEARBEITERIN ZAHLUNGS- UND VERRECHNUNGSSTELLE IN DER ABTEILUNG FÜR ALLGEMEINE DIENSTE / MATERIALWESEN
BASLER VERSICHERUNG | BASEL, 1989 - 1992, Banken / Finanzinstitute / Versicherungen
 Rechnungseingang  Kontrolle und kontieren der Rechnungen  Eingabe der Daten, Freigabe der Zahlungen via SAD  Fremdwährungszahlungen  Einkauf von Verbrauchsmaterial  Eingabe von Stammdaten neuer Lieferanten  Erstellen von Statistiken  Organisation von internen Sitzungen  Ablage
ASSISTENTIN IN DER ZENTRALWERKSTATT
PRO OPTIK | BASEL, 1987 - 1989, Dienstleistungen allgemein
 Verzollung der Brillengläser aus Deutschland  Täglicher Versand der Brillen an die Filialen  Färben von Kunststoffgläsern  Nachbestellen der Brillenfassungen  Botengänge  Erstellen von Schulungs- und Demounterlagen
Kenntnisse:
MS Office, Project, Share Point, SAP, CRM, ERP, Abacus, Easy Procure, Concur, Photoshop MS-Office, European Computer Driving Licence - IT, Photoshop Grundlagen, Symphony I, Symphony Aufbau, Harvard Graphics unter Windows
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  • Jobs mit einem Pensum von 80% bis 100%

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